Debitoru rēķinu importēšana

Importēšanas priekšnosacījumi

Programmā Briox Jums ir iespēja importēt atvērtos debitoru rēķinus (rēķini nav iegrāmatoti, un maksājumus importēšanas procesā nevar reģistrēt).

1. Importēšanas funkcija atrodama sadaļā Rēķinu izveide - Debitoru rēķini.

Pirms importēšanas ir jāpārliecinās, vai fails ir pareizā formātā.

Rēķinu saraksts ir jāsaglabā kā ar tabulatoriem atdalīts teksta fails (tab-separated text-file .txt.) ar informāciju, kas sakārtota kolonnās, un bez tukšām rindām starp rēķiniem.

Izmantojiet UTF8 kā kodējumu, ja Jums ir īpašas rakstzīmes.

Ja esat Mac lietotājs, lūdzu, saglabājiet failu kā Windows formatētu tekstu (Windows formatted text .txt). Skatiet piemēru tālāk:

Ja rēķinā ir vairāk nekā viena produktu rinda, tām ir jābūt uzskaitītām tūlīt pēc rindas ar rēķina galvenes informāciju importa failā.

Skatiet piemēru tālāk, kur 3. un 4. rinda ir papildu produktu rindas rēķinam 2. rindā.

Lūdzu, ņemiet vērā, ka priekšnosacījumi, lai varētu importēt debitoru rēķinus, ir šādi:

• Klientiem, kas tiek iekļauti rēķinos, pirms importēšanas jau ir jābūt reģistrētiem sistēmā.
• Ja rēķinos ir produkti, tiem ir jābūt reģistrētiem sistēmā pirms importēšanas. Ja importējat rēķinu numurus, tie var būt tikai skaitliski.
• Ja vēlaties importēt rēķinus, kas pieder dažādiem finanšu gadiem, pārliecinieties, vai šie finanšu gadi ir izveidoti programmā.

Lai imports izdotos, katrā rēķinā ir obligāti jānorāda šāda informācija:

• Klienta numurs;
• Rēķina datums;
• Viena rēķina rinda ar produkta numuru vai produkta aprakstu;
• Daudzums.

Visu pārējo informāciju, kas nepieciešama rēķina izveidošanai, var iegūt no noklusējuma informācijas, kas iestatīta klientam vai produktam Reģistrā vai Iestatījumos. 

Programmā iespējams importēt šādus laukus:

Lauki no rēķina galvenes un kājenes:

Rēķina Nr.

Klienta Nr.

Projekta Nr.

Izmaksu centra kods

Apmaksas noteikumu kods

Piegādes noteikumu kods

Piegādes veida kods

Jūsu pasūtījuma Nr.

EK pārdošanas saraksts (J/N)

Rēķina datums

Izpildes datums

Piegādes datums

Mūsu atsauce

Jūsu atsauce

Valūta

Valūtas kurss

Valūtas vienība

Cenas ar PVN (J/N)

Rēķina teksts

Piezīmes

Maksa par sūtīšanu

Maksa par rēķina izveidošanu

Rēķina atlaide (%)

Lauki no produktu rindām:

Produkta Nr.

Produkta apraksts

Vienība

Daudzums

Vienības cena

Atlaide produktam

Atlaides veids

Ieņēmumu konts

Izmaksu centrs

Projekta Nr.

Darba kārtība:

1. Importa funkciju var atrast sadaļā Rēķinu izveide - Debitoru rēķini.

2. Kad rēķinu saraksts ir sagatavots un ir pareizā faila formātā, noklikšķiniet uz Izvēlēties failu un atlasiet importējamo failu.

3. Noklikšķiniet uz augšupielādēt. Parādīsies priekšskatījums ar kolonnām no importētā faila.

Ja importa vārds laukā Importa nosaukums nav norādīts, faila nosaukums pēc noklusējuma kļūst par importa nosaukumu. Skatīt tālāk. 

4.  Ja Jūsu failā kolonnām ir virsraksti, kā zemāk redzamajā piemērā, atzīmējiet lodziņu Ignorēt pirmo rindu.

5. Ja atzīmēsiet lodziņu Visiem ierakstiem izmantot vienu un to pašu rēķina izrakstīšanas datumu, Jūs varēsiet ievadīt vienu rēķinu izrakstīšanas datumu visiem importētajiem rēķiem. Izvēlieties datumu, noklikšķinot uz atlases pogas.

6. Nākamais solis ir saistīt faila kolonnas ar rēķina laukiem, kuros jāimportē informācija.

Izvēlieties katras kolonnas virsrakstu, noklikšķinot uz lodziņa virs kolonnas un atzīmējiet lodziņu pirms apzīmējuma, kas vislabāk atbilst Jūsu kolonnai. Katrai kolonnai var izvēlēties pat vairākus virsrakstus. Skatiet zemāk redzamo attēlu, kurā rēķina piegādes datums ir arī izpildes datums.

7. Kad visām kolonnām ir piešķirti atbilstoši virsraksti, noklikšķiniet uz pogas Importēt failu. Atbildiet OK, ja vēlaties apstiprināt importēšanu, vai Atcelt, ja vēlaties to pārtraukt.

Ziņojums informēs, cik rēķinu ir importēti un kas varētu būt par iemeslu tam, ka rēķini nav importēti.

8. Kad importēšana ir pabeigta, importētos debitoru rēķinus var apskatīt sadaļā Rēķinu izveide - Debitoru rēķini. Filtra laukā izvēlieties negrāmatots.