Darba sākšana ar Grāmatvedības asistentu

Darba kārtība

Iestatījumi

1. solis: Lietotāja piekļuves tiesības un moduļi

Ja esat administrators:

• Piešķiriet sev vai saviem kolēģiem piekļuves tiesības Asistentam sadaļā Administrācija - Lietotāji. Uzziniet vairāk par piekļuves tiesībām Asistentam.
• Ņemiet vērā, ka Asistents ir papildus modulis Klientu pārvaldnieka modulim. Asistenta piekļuves tiesības būs redzamas vienīgi tad, ja Jums ir Klienta pārvaldnieka licence.
• Ja Asistentā vēlaties izmantot laika reģistrēšanu, atcerieties iegādāties Laika moduli un piešķirt sev atbilstošas lietotāja tiesības. Ja Jūsu kolēģi vai darbinieki tikai ziņos par laiku, izmantojot Asistentu, viņiem nav nepieciešamas piekļuves tiesības laikam.

2. solis: Klienti un produkti

Uzstādīšana kļūst vieglāka, ja Jums jau ir:

• Pievienoti klienti Klientu pārvaldniekam — varat tos pievienot tieši no Asistenta: Pievienot klientu.
• Produkti ar cenām, kas atspoguļo darbu, ko veicat saviem klientiem, un par ko Jūs vēlaties izrakstīt rēķinu. Uzziniet vairāk par produktu pievienošanu reģistram un rēķinu izrakstīšanu par reģistrēto laiku.

Iestatījumi Asistentā

1. solis. Veidnes izveidošana

Grāmatvedības asistents ir balstīts uz uzdevumu veidnēm, kas saistītas ar Jūsu klientiem, lai izveidotu aktivitātes, kas ģenerē datus Asistentā. Lasiet vairāk par Asistenta mērķi un struktūru.

• Noklikšķiniet uz Grāmatvedības asistenta izvēlnē kreisajā pusē:
• Ja Jums vēl nav klientu, noklikšķiniet uz Pievienot klientu, pretējā gadījumā noklikšķiniet uz Pievienot veidni. Tas Jūs aizvedīs uz sadaļu Reģistrs - Asistenta uzdevumi, kur nepieciešams izveidot pirmo veidni. Noklikšķiniet uz Pievienot veidni (vēlreiz). Ievadiet veidnes nosaukumu un aprakstu.
• Rediģējiet esošās aktivitātes, noklikšķinot uz to nosaukuma vai “zīmuļa” ikonas.
• Noņemiet atzīmes no izvēles rūtiņām pie aktivitātēm, kuras nav jāiekļauj veidnē.
• Izveidojiet aktivitātes dažādās veidnes aktivitāšu grupās, noklikšķinot uz Pievienot aktivitāti.
• Pašlaik iespējams rediģēt tikai Jūsu izveidoto aktivitāšu standarta iestatījumus. Datus var labot, kad veidne ir saistīta ar klientu. Šie dati ir: pirmais izpildes termiņš, beigu datums un klienta e-pasta adrese.
• Pārliecinieties, vai veidne ir aktīva.

Piezīme: Jūsu veiktās izmaiņas tiek saglabātas automātiski, tāpēc neuztraucieties, ja darbs pēkšņi jāpārtrauc. Jūs vienmēr varat atgriezties vietā, kur pārtraucāt darbu.

2. solis. Veidnes saistīšana ar klientu

• Dodieties uz Reģistrs – Asistenta uzdevumi un noklikšķiniet uz Pievienot uzdevumu pie tā klienta, kuram vēlaties izveidot uzdevumu.
• Saistot uzdevumu ar klientu, varat iestatīt, kurš (-i) konsultants (-i) strādās ar klienta uzdevumu.
  Šeit ir arī iespēja nokopēt jau esošos uzdevumus.
• Nākamajā solī Jums ir jāpielāgo aktivitātes iestatījumi attiecīgajam klientam, ja nepieciešams.

Tas nozīmē, ka visi iestatījumi netiek iestatīti automātiski veidnes līmenī:

• Beigu datums (ja nepieciešams – pēc noklusējuma tas tiek atstāts tukšs)
• Pirmais izpildes datums (pēc noklusējuma – šodienas datums)
• Klienta e-pasts tiek iegūts no datiem, kas ir reģistrēti par uzņēmumu.
• Visbeidzot, lai Asistentā parādītos dati, ir nepieciešams aktivizēt uzdevumu. Pārbīdiet slēdža pogu, lai tā būtu zaļā krāsā.

Aktivizējot uzdevumu klientam, asistents tiks aizpildīts ar šī uzdevuma datiem un tiks izveidotas aktivitātes nākamajiem 12 mēnešiem.

Ja aktivitātes ir saistītas ar laiku, uzdevumi un aktivitātes tiks izveidotas automātiski, lai varētu reģistrēt laiku tieši no Asistenta.

Gatavs! Tagad varat doties uz Grāmatvedības asistentu.  Noklikšķiniet uz Grāmatvedības asistents galvenajā izvēlnē. Jūs redzēsiet pirmo rindu ar veicamajām aktivitātēm un to statusu! Tagad varat sākt strādāt ar asistentu!

Koplietojiet savu darbu ar kolēģi

Aktivitātei vai uzdevumam var pievienot kolēģi, ja Jums ir piekļuves tiesības, kas ļauj koplietot uzdevumus. Kolēģim ir jābūt tiesībām pieslēgties attiecīgā klienta profilam.

1. Lietotāja tiesības sadaļā Administrācija - Lietotāji: Pieslēgties klienta profilam.

2. Konsultantam ir jābūt piekļuvei konkrētajam klientam no Klientu pārvaldnieka.

Vai nepieciešams veikt izmaiņas?

Bez raizēm! Varat veikt izmaiņas gan veidnēs, gan izveidotajos uzdevumos un aktivitātēs.

Deaktivizējot uzdevumu klientam, uzdevums tiks noņemts no Asistenta, ieskaitot visas aktivitātes, kas tika izveidotas nākamajiem 12 mēnešiem.
Ja aktivitātes ir saistītas ar laiku, tās tiks bloķētas, lai kļūdas dēļ par tām nevarētu reģistrēt laiku. Uzdevumu vienmēr var atkārtoti aktivizēt.

Kamēr par uzdevumu nav reģistrēts laiks, to var dzēst. Ja uzdevuma ir reģistrēts laiks, to var tikai deaktivizēt.