Bankas darījumu saskaņošana ar rēķiniem

Lai iespējotu dažādas darba kārtības, strādājot ar ienākošajiem dokumentiem un saskaņojot bankas kontus, esam izveidojuši vairākas automātiskās saskaņošanas opcijas, piemēram, lai jūs varētu izvēlēties automātiski saskaņot visu veidu dokumentus vai tikai rēķinus.
Lasiet vairāk par maksājumu automātisko saskaņošanu ar žurnāliem un melnrakstiem, kā arī par darījumu saskaņošanu ar veidnēm.

Sadaļā Banka - Apstrādāt darījumus Briox programma saskaņo tikai tos darījumus, kuri ir pilnīgas atbilstības (sarakstos atzīmēti zaļā krāsā). Mēs iesakām arī iespējamās atbilstības (atzīmētas dzeltenā krāsā), lai pirms atbilstības apstiprināšanas tās varētu pārbaudīt un veikt izmaiņas. Daļējas atbilstības var būt, piemēram, daļējs maksājums.

Sarakstā ir redzami šādi krāsu apzīmējumi:

• Pilnīga atbilstība (zaļš)
• Nepilnīga atbilstība (dzeltens)

Ja trūkst atsauces numura mēs piedāvājam arī ātros iestatījumus, kuros varat ievadīt saskaņošanas parametrus. Jums ir iespēja izveidot arī atbilstību sarakstu gadījumiem, kad rēķinā atrodamais uzņēmuma nosaukums atšķiras no nosaukuma maksājumā.

Saturs:

• Automātiskās saskaņošanas aktivizēšana
• Aktivizēt maksājumu saskaņošanu, pamatojoties uz atsauces numuriem
• Aktivizēt maksājumu saskaņošanu bez atsauces numuriem
• Automātiskās saskaņošanas parametri
• Saskaņošanas parametri atsauces numura neesamības gadījumā
• Nosaukumu atbilstību saraksts
• Lietotāja piekļuves tiesības
• Plūsmas diagramma

Automātiskās saskaņošanas aktivizēšana

Automātisko saskaņošanu var aktivizēt sadaļā Banka – Importēt konta izrakstu.

Šie automātiskās saskaņošanas iestatījumi ietekmē tikai konta izraksta importus.

Aktivizēt maksājumu saskaņošanu, pamatojoties uz atsauces numuriem

Automātiski ieteikt atbilstības rēķiniem, pamatojoties uz atsauces numuriem ieslēdz ar konta izrakstu importēto klientu un piegādātāju rēķinu un maksājumu saskaņošanu, pamatojoties uz atsauces numuriem.

Šis iestatījums jaunajos kontos ir ieslēgts kā standarta iestatījums.

Aktivizēt maksājumu saskaņošanu bez atsauces numuriem

Ja vēlaties ieslēgt iespēju veikt “maksājumu saskaņošanu bez atsauces numura”, atzīmējiet izvēles lodziņu sadaļā Automātiskās saskaņošanas iestatījumi. Skatīt tālāk.

Šī aktivizēšana ietekmē TIKAI tos maksājumus, kuriem nav atsauces numura un kuri parasti netiek saskaņoti. Šī “saskaņošana atbilstoši iestatījumiem” ir papildinājums automātiskajai saskaņošanai ar atsauces numuriem.

Automātiskās saskaņošanas parametri maksājumiem ar atsauces numuriem:

Maksājumi ar atsauces numuriem tiks saskaņoti vienīgi tad, ja:

Attiecībā uz maksājumiem piegādātājiem:

• Atsauces numurs un IBAN ir precīza atbilstība
• Atbilstība sarakstā tiek iezīmēta zaļā krāsā, ja arī summa atbilst precīzi -> maksājums pilnā apmērā
• Atbilstība tiek iezīmēta dzeltenā krāsā, ja pastāv nesakritība summā -> daļējs maksājums

Maksājumiem no debitoriem:

• Atsauces numurs ir precīza atbilstība
• Atbilstība sarakstā tiek iezīmēta zaļā krāsā, ja arī summa atbilst precīzi -> maksājums pilnā apmērā
• Atbilstība tiek iezīmēta dzeltenā krāsā, ja pastāv nesakritība summā -> daļējs maksājums

Ja ir vairāki atsauces numuri, kas ir vienādi gan debitoru, gan piegādātāju rēķinos, tad:

• Pārbaudiet summu -> Tai ir jāsakrīt
• Pēc tam pārbaudiet datumu, lai varētu saskaņot rēķinus pareizā secībā.
  Ja šie kritēriji ir izpildīti, tad atbilstība tiek atzīmēta dzeltenā krāsā.

Saskaņošanas parametri atsauces numura neesamības gadījumā

Ja vēlaties saskaņot arī maksājumus bez atsauču numuriem, iestatījumos norādiet, pēc kādiem parametriem veikt saskaņošanu.

Saskaņošanas parametri:

• Rēķina numurs
  un/ vai
• Klienta / Piegādātāja nosaukums
  • Datumu / dienu novirze
  • Summa

Sk. attēlu zemāk.

Ja tiek veikta saskaņošana bez atsauces numura, mēs pārbaudām arī šādas vērtības:

Summas zīme:

• Darījuma summai ir jābūt POZITĪVAI, lai to saskaņotu ar klienta rēķinu.
• Darījuma summai ir jābūt NEGATĪVAI, lai to saskaņotu ar piegādātāja rēķinu.

IBAN:

• Tāpat kā, veicot saskaņošanu ar atsauces numuru, sistēma vienmēr pārbauda atbilstību IBAN piegādātāju reģistrā.

Atsauces numura neesamības gadījumā darījums tiek saskaņots tikai tad, ja:

• Visi trīs nosacījumi pilnībā atbilst -> Zaļš = 100% visos parametros
• Ja ir novirze no iestatījumos norādītajām vērtībām (vienā, divos vai visos trīs parametros) -> Dzeltens
• Ja kāds no trim parametriem neatbilst -> Nav atbilstības.

Klienta / piegādātāja nosaukums

Klienta nosaukums tiek saskaņots:

• Neatkarīgi no lielajiem burtiem;
• Neatkarīgi no uzņēmējdarbības veidu saīsinājumiem.

Piemēri:

Nosaukums Briox programmā -> Nosaukums maksājumā

The book store Oy -> THE BOOK STORE
The book store Oy ->The book store
The book store Oy ->The Book Store
The book store Oy ->The book Store Oy
The book store Oy ->The book store AB
The book store Oy ->AB the book store Oy

Klienta nosaukums netiek uzskatīts kā atbilstība šādos gadījumos:

• TheBookstore -> nav atbilstības (kopā sarakstīti vārdi).
• Book Store Oy -> nav atbilstības (trūkst “the”), jo nosaukumā trūkst vārda.
• The Bok store -> nav atbilstības, jo pieļauta pareizrakstības kļūda.

Datuma / dienu neatbilstība

Datuma laukā ievadiet maksimālo pieļaujamo dienu starpību starp maksājuma datumu Briox rēķinā un datumu bankas darījumā. Maksimālā atļautā starpība ir 90 dienas.

Summa +/-

Ievadiet noteiktu summu, kas ir maksimālā pieļaujamā neatbilstība starp rēķina summu un maksājuma summu pamatvalūtā (EUR). Piemēram, tā var būt tāda pati summa kā atgādinājuma maksa, ko iekasē uzņēmums, vai jebkura cita nesakritība, kas mēdz rasties.

Atbilstību saraksta izveide

Saskaņojot neatbilstošus klientu nosaukumus manuāli, lietotājs saņem jautājumu, vai atbilstību nepieciešams saglabāt. Atbildot “jā”, programma atceras atbilstību un nākamajā reizē nosaukumi tiek saskaņoti automātiski.

Kad ir izveidota atbilstība, tā tiek automātiski ievietota Klienta/Piegādātāja nosaukuma atbilstības noteikumu sarakstā zem sadaļas Automātiskas atbilstības. Skatīt iepriekš.

No šīs tabulas lietotājs var:

• Iegūt pārskatu par visām aktuālajām atbilstībām
• Skatīt, kurš izveidoja atbilstības
• Dzēst atbilstību

Lietotāja piekļuves tiesības

Iespēju ieslēgt automātisko saskaņošanu, kā arī aktivizēt iestatījumus un norādīt parametrus darījumu saskaņošanai, nosaka šādas lietotāja tiesības, kurām jābūt atzīmētām zem Grāmatvedības piekļuves tiesībām:

Zem Bankas -> Darbs ar banku

Zem Piegādātāju rēķini -> Reģistrēt un grāmatot maksājumus

Plūsmas diagramma

Atbilstības iespējams izveidot, izmantojot arī sadaļas Bankas veidnes.